W ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy muszą ewidencjonowa
zdarzenia gospodarcze i zapisywać je na odpowiednich kontach księgowych. Między innymi firma musi ewidencjonować majątek przedsiębiorstwa, ale stany ewidencyjne poszczególnych składników majątku niekiedy różnią się na kontach księgowych i w rzeczywistości. Jeśli zostaną ujawnione w wyniku prac inwentaryzacyjnych, wówczas księgowa powinna je wyjaśnić i prawidłowo rozliczyć.
Rodzaje różnic inwentaryzacyjnych
Różnice w stanie rzeczywistym i ewidencyjnym składników majątku przedsiębiorstwa mogą mieć charakter różnic:
-
pozornych, które powstały w wyniku błędów w ewidencji przychodów lub rozchodów albo popełnione zostały w trakcie samej inwentaryzacji,
-
ilościowych, pod postacią niedoborów lub nadwyżek,
-
jakościowych, czyli szkód spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów.
Dlaczego powstają różnice inwentaryzacyjne?
Istnieje wiele przyczyn występowania różnic inwentaryzacyjnych. Wszystkie muszą zostać określone w protokole przez komisję inwentaryzacyjną. Komisja ta w pierwszej kolejności przeprowadza rozmowy z osobami odpowiedzialnymi, zbiera dane od innych pracowników o przyczynach różnic, korzysta z danych zawartych w dowodach źródłowych i ewidencji księgowej, a także może zdecydować o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu z natury lub powtórzeniu go.
Na podstawie zgromadzonych informacji komisja inwentaryzacyjna dla każdej pozycji różnicy ustala przyczynę jej powstania i proponuje odpowiedni dla niej sposób rozliczenia.
W przypadku uznania przez komisję, że jakakolwiek z różnic inwentaryzacyjnych powstała wskutek przestępstwa, zawiadomi kierownika jednostki o tym fakcie wraz z pisemnym wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
Obowiązkowe jest udokumentowanie różnic inwentaryzacyjnych i powiązanie ich z zapisami ksiąg rachunkowych. Różnice wyjaśnia się i rozlicza w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
Zanim kierownik jednostki uzyska od komisji inwentaryzacyjnej informacje o sposobie ostatecznego rozliczenia wspominanych różnic, ujmuje się je na koncie 24-1 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Warto też wyodrębnić konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów i szkód” oraz konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”.