Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę, zostało uregulowane przepisami kodeksu pracy. Taka forma zatrudnienia jest najkorzystniejszą z punktu widzenia pracownika, gdyż może on liczyć na wiele przywilejów oraz jest chroniony prawem pracy.
Słowem wstępu, w prawie pracy mowa jest o wymaganej pisemnej formie zawarcia umowy o pracę – taka forma wymagana jest również w przypadku zmiany jakichkolwiek warunków w niej zawartych. Minimalne informacje, które powinny znaleźć się w treści umowy o pracę, to: wymiar czasu pracy, wielkość wynagrodzenia, które odpowiada danemu rodzajowi pracy, łącznie z uwzględnieniem składników wynagrodzenia, rodzaj i miejsce wykonywanej pracy. Na pracodawcy ciąży obowiązek, aby w terminie 7 dni od zawarcia umowy poinformować każdego pracownika z osobna o: przysługującym urlopie wypoczynkowym, w którym dniu miesiąca będzie wypłacane wynagrodzenie, o jego wysokości, długości okresu wypowiedzenia umowy. Powiadomienie powinno również przyjąć formę pisemną. W przypadku, gdy w firmie nie ma obowiązującego regulaminu, to każdy nowoprzyjęty pracownik, musi zostać również poinformowany o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, pracy w porze nocnej, przyjętym odgórnie sposobie zatwierdzania przez pracowników przyjścia do pracy, obecności w niej oraz w jakiej formie należy usprawiedliwiać nieobecność w pracy.
Przepisy kodeksu pracy jasno wskazują, że pracodawca pod żadnym pozorem nie może dopuścić do pracy pracownika bez posiadania opinii lekarskiej, w której jasno będzie określony brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Tego rodzaju badania oczywiście wykonywane są na koszt pracodawcy i jeżeli to możliwe, to w godzinach wykonywanej pracy. Pracownik za ten czas ma prawo do wynagrodzenia. Przepisy nowelizujące kodeks pracy, ustawa z dnia 5 stycznia 2011 roku, wprowadziły zmiany w postaci zniesienia obowiązku każdorazowego zlecania badań wstępnych zatrudnianych pracowników. Dotyczy to pracowników, którzy są przyjmowani ponownie do pracy u tego samego pracodawcy, na to samo stanowisko i na tych samych warunkach, w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniej umowy o pracę.
Zanim pracodawca podpisze z pracownikiem umowę o pracę, zobowiązany jest do przeszkolenia pracownika w zakresie BHP – mowa jest o tym w art.237 kodeksu pracy. Tym samym, po stronie pracownika, który został zapoznany z zasadami BHP, istnieje obowiązek potwierdzenia na piśmie znajomości przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie przeprowadzane jest w czasie pracy oraz na koszt pracodawcy. Jednak tylko w wyjątkowych przypadkach, określonych w kodeksie pracy, może je przeprowadzić pracodawca osobiście. Mianowicie, pracodawca przeprowadzający szkolenie BHP wśród własnych pracowników, musi mieć ukończony specjalny kurs zakończony certyfikatem lub zaświadczeniem, które potwierdza posiadaną wiedzę. Ponadto, musi zatrudniać do 10 osób lub do 20 pracowników, a jego działalność musi być zakwalifikowana do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Szkolenie BHP może przeprowadzić osobiście pracodawca bez wymaganego kursu, jedynie wówczas, gdy przeszkalany pracownik przyjmowany jest do pracy na tym samym stanowisku, które zajmował u tego samego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
W związku z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę istnieje również obowiązek zgłoszenia jej w ciągu 7 dni od zatrudnienia – do ZUS – dotyczy to zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Pracodawca dokonuje takiego zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA. Jest on zobowiązany zgłosić nowoprzyjętego pracownika do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego, wypadkowego i zdrowotnego, opłaca również składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Oprócz samego zgłoszenia pracownika do ZUS, na pracodawcy ciąży również obowiązek comiesięcznego obliczania, rozliczania i wpłacania składek na wyodrębnione konto w ZUS wraz z dołączeniem odpowiedniej deklaracji rozliczeniowej z załączonymi imiennymi raportami miesięcznymi. Czynności te należy wykonać do 15 dnia każdego następnego miesiąca. Wśród dokumentacji ZUS, istnieją raporty, takie jak ZUS RCA, który jest miesięcznym raportem, gdzie podawane są odprowadzone składki na ubezpieczenie społeczne (co miesiąc), ZUS RSA , gdzie podaje się okres przerwy w opłacaniu składek oraz wypłaconych wynagrodzeń lub zasiłków chorobowych, ilość dni, wielkość wypłaconej kwoty wraz z podaniem kodu świadczenia przerwy. Pracownik powinien co miesiąc otrzymać od pracodawcy raport ZUS RMUA lub inny dokument stanowiący poświadczenie opłacania przez niego składek na ZUS i NFZ – nie ma wymogu formy pisemnej, można również dokonywać drogą elektroniczną.
Jakakolwiek zmiana danych ubezpieczonego, wykrycie popełnionego błędu, wymaga przesłania przez pracodawcę korekty raportu w ciągu 7 dni od zaistniałych zmian. Formularz ZUS ZUA, wypełnia się w przypadku zmiany w danych osobowych pracownika, a ZUS ZIUA, gdy zmianie ulegną dane identyfikacyjne ubezpieczonego: PESEL, seria i nr dowodu osobistego, itp.
W związku z przyjęciem pracownika na umowę o pracę, na pracodawcy ciąży obowiązek ewidencji jego czasu pracy. Zobowiązanie to dotyczy prowadzenia odrębnej ewidencji dla każdego z pracowników, w której powinno znaleźć się odzwierciedlenie godzin przepracowanych w poszczególnych dniach miesiąca, również, jeżeli to miało miejsce, w niedziele, święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych. W takiej ewidencji powinny zostać również zanotowane dni urlopowe, zwolnienia od pracy wraz z innymi usprawiedliwionymi bądź nie nieobecnościami w pracy.
Obowiązek istnieje również co do prowadzenia imiennych kart wynagrodzeń, gdzie zawarte są informacje dotyczące wysokości wypłacanego wynagrodzenia oraz wysokość innych świadczeń związanych z pracą. Powinno się również prowadzić karty przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży,
Dalsze zobowiązanie pracodawcy wobec zatrudnianego pracownika dotyczą gromadzenia dokumentacji dotyczących sfery nawiązanego stosunku pracy oraz wszelkich akt osobowych pracownika. Istota tego obowiązku jest na tyle duża, że zasady prowadzenia teczek pracowników, zostały szczegółowo określone w Rozporządzeniu Ministra pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Cała procedura przyjęcia pracownika na umowę o pracę, powoduje, ze pracodawca ma w związku z tym dużo licznych zobowiązań i terminów, którym musi sprostać.