KSeF czyli Krajowy System e-Faktur jest systemem pozwalającym na wystawianie i udostępnianie kontrahentom za pośrednictwem przygotowanego przez Ministerstwo Finansów oprogramowania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty te mają ściśle określony wzorzec. Ponadto KSeF umożliwia szybki i wygodny dostęp do danych księgowych dla organów administracji skarbowej. Jak dotychczas system nie jest obowiązkowy dla przedsiębiorców. Sprawdźmy, w jakich etapach będzie wdrażany.

KSeF według etapów wprowadzania

Z początkiem 2022 roku weszły w życie zmiany z ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, jakie wprowadzono na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 roku o zmianie tejże ustawy. Etapy wdrożenia KSeF w Polsce są następujące:

1. Pierwszy – od 1 stycznia 2022 roku – system udostępniany na zasadzie testów, a użytkownicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF.
2. Drugi – od 1 lipca 2024 roku – system obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce.
3. Trzeci – od 1 stycznia 2025 roku – systemem KSeF objęci zostaną mali i średni przedsiębiorcy, będący podatnikami zwolnionymi z VAT.

Natomiast na razie nie wiadomo kiedy i czy w ogóle ustrukturyzowane faktury z KSeF będą stosowane w obrocie gospodarczym przez podmioty zagraniczne, które mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie rejestrację na VAT.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Polscy podatnicy mają jeszcze niespełna rok na dokonanie wdrożenia KSeF na gruncie prowadzonej działalności gospodarczej. Co ciekawe, nawet do końca 2024 roku podatnicy będą mogli stosować faktury papierowe, rozumiane jako paragony fiskalne, z obowiązkowo oznaczonym numerem NIP nabywcy. Będzie to możliwe wyłącznie w przypadku, gdy kwota transakcji nie będzie przekraczać 450 zł.

Zanim przedsiębiorcy zostaną objęci już obowiązkowo KSeF mają możliwość dobrowolnego dołączenia do systemu i przygotowania siebie i swoich pracowników do tego celu na specjalistycznych szkoleniach i kursach. Dobrze jest zacząć odpowiednio wcześnie takie prace wdrożeniowe i nie pozostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę.

Nowelizacja przepisów o VAT w Polsce spowodowała wiele nowości, które są istotne dla podatników. Od 1 lipca 2023 roku funkcjonuje pakiet zmian w obrębie podatku od towarów i usług, nazywany pakietem Slim VAT 3. Co obejmuje?

Status małego podatnika

Dla wielu podatników VAT bardzo ważne jest ustalenie, czy mają prawo do statusu tzw. małego podatnika. Dzięki niemu możliwe jest korzystanie z metody kasowej rozliczenia VAT oraz stosowanie kwartalnego rozliczenia tego podatku. Od 1 lipca 2023 roku w związku ze zmianami w VAT nastąpiło podwyższenie limitu sprzedaży dla małego podatnika. Do tej pory była to kwota stanowiąca równowartość 1 200 000 euro, a obecnie wzrosła do 2 000 000 euro. Wartość ta będzie dokładnie taka sama jak w przypadku małego podatnika na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Doprecyzowanie przepisów ustawy o VAT

Pakiet Slim VAT 3 wpłynął na doprecyzowanie niektórych przepisów. Między innymi obecnie, jeśli faktura została wystawiona w walucie obcej, to kurs na fakturze korekty będzie taki sam jak kurs pierwotnej faktury. Natomiast, gdy wystawiona została zbiorcza faktura korygująca, to podatnik zdecyduje, czy dokona przeliczenia kwot z faktury według:

• kursu oddzielnego dla każdego pozycji,
• kursu obowiązującego na dzień poprzedzający wystawienie faktury korygującej.

Doprecyzowaniu uległy też zapisy w ustawie o VAT dotyczące okresu, za który deklarowana jest WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Jeśli podatnik otrzymuje dokumenty, które taką dostawę potwierdzają po okresie 3 miesięcy, to stosuje wtedy moment powstania obowiązku podatkowego zamiast momentu dostawy.

Wskazano konkretne przepisy dotyczące zasad dokonywania korekt podatku należnego w procedurze TAX FREE.

Mniej obowiązków i więcej udogodnień dla podatników

Wiele zapisów pakietu Slim VAT 3 jest bardzo korzystnych dla podatników. Między innymi chodzi tu o ostateczną rezygnację z konieczności posiadania faktury dotyczącej WNT – wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przy odliczaniu podatku naliczonego z tego tytułu. Dzięki temu można zawsze rozliczyć VAT z tytułu WNT w tym samym okresie rozliczeniowym, przez co podatek ten przy WNT będzie neutralny dla podatnika.

Istnieje obecnie możliwość rezygnacji z obowiązku drukowania dokumentów fiskalnych (paragonów) przez podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Za zgodą nabywcy sprzedawca może wystawić dowód w postaci elektronicznej.

Ustawodawca zliberalizował warunki skorzystania z szybszego zwrotu VAT dla tzw. podatników bezgotówkowych i zlikwidował obowiązek uzgadniania z naczelnikiem urzędu skarbowego proporcji do odliczenia podatku naliczonego oraz protokołu prognozy. W miejsce takich dokumentów wprowadził jedynie wymóg, by zawiadomić naczelnika o przyjętej proporcji. Związane jest to także ze zwiększeniem kwoty, która umożliwia uznanie, że proporcja określona przez podatnika wynosi 100 proc., podczas gdy proporcja ta przekroczyła u niego 98 proc., z obecnych 500 zł aż do 10 000 zł.

Istnieje dodatkowa możliwość uniknięcia solidarnej odpowiedzialności przez osoby trzecie. Jest to wykonalne w sytuacji zmiany podatnika nabywającego wierzytelność. Dotychczasowy podatnik może uwolnić się od odpowiedzialności przez przekazanie kwot VAT bezpośrednio na rachunek VAT nowego podatnika, który nabył wierzytelność.

Organy skarbowe w ramach SLIM VAT 3 uzyskały możliwość nakładania dodatkowego zobowiązania podatkowego na podatnika w wysokości maksymalnej do obecnych stawek, wynoszących 20 i 30 proc. Nie ma już sztywnej stawki w tym zakresie.

W 2023 roku Krajowy System e-Faktur pozwalający na wystawianie przez podatników faktur ustandaryzowanych pozostaje rozwiązaniem dobrowolnym. Można, ale niekoniecznie trzeba z niego korzystać przy dokumentowaniu transakcji przy użyciu faktur. Jednak już wkrótce ma się to zmienić. Sprawdźmy, kiedy faktury ustandaryzowane będą obowiązkowe?

Zmiana w zakresie obowiązywania KSeF

Faktury ustandaryzowane wystawiane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), będą obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT. Od początku wakacji w 2024 roku rządowa platforma stanie się zatem obowiązkowym standardem na terenie całego kraju.

Kolejnym krokiem będzie wprowadzenie obowiązkowego KSeF z dniem 1 stycznia 2025 roku dla osób zwolnionych z podatku VAT. Oznacza to, że od tego momentu wszyscy podatnicy czynni VAT, jak i podatnicy zwolnieni z tego podatku będą musieli wystawiać faktury ustandaryzowane wyłącznie przez udostępnioną przez rząd platformę.

Co powinni zrobić podatnicy?

Do chwili, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy pozostało sporo czasu, który podatnicy powinni poświęcić na przetestowanie jego możliwości i wdrożenie go do swojej działalności. Rozpoznanie działania KSeF jest ułatwione dzięki środowisku testowemu.

Już 1 stycznia 2022 roku Ministerstwo Finansów udostępniło strefę testową KSeF. To narzędzie informacyjne, które pokazuje, jak działa cały system. Środowisko testowe przystosowane jest do wysyłki plików, które odpowiadają przyjętym wzorcom struktury logicznej e-Faktury.

Przy testowaniu systemu można zastosować samodzielnie wygenerowane przez podatnika podpisy czy pieczęcie, przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF, a także przekazać faktury do systemu poprzez udostępnione KSeF API.

Użytkownicy chcący testować system KSeF, nie ponoszą z tego tytułu żadnych kosztów. Jednocześnie wystawione za pośrednictwem aplikacji e-Faktury nie wywierają żadnych skutków prawnych. W rzeczywistości po upływie pewnego czasu zostaną one usunięte z systemu.

Innym sposobem na poznanie funkcjonalności KSeF jest wykorzystanie Aplikacji Podatnika KSeF. To program testowy, który również został udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Jest dostępny bezpłatnie, a jedynie co musi zrobić podatnik, by móc z niego skorzystać, jest założenie indywidualnego konta użytkownika na ministerialnej stronie.

Z dniem 1 lipca 2023 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące ustawy o podatku od towarów i usług. To pakiet zmian nazwany SLIM VAT3. Zasadniczo celem wprowadzanych modyfikacji jest po prostu łatwiejsze rozliczanie podatku. Między innymi chodzi tu o rozliczanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Jak to zrobić po zmianie przepisów? Więcej →

Mechanizm podzielonych płatności, czyli w skrócie MMP, a z języka angielskiego Split Payment dotyczy przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Z mocy prawa takie podmioty muszą mieć konto firmowe zgłoszone do urzędu skarbowego. Na takim rachunku jest tworzone przez bank za darmo techniczne konto VAT, które służy do obsługi przelewów w ramach realizacji mechanizmu podzielonej płatności. Mechanizm ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców w Polsce, zarejestrowanych do celów VAT, bez względu na wielkość działalności. Z początkiem lipca 2023 roku weszły w Polsce w życie pewne zmiany dotyczące Split Payment. Jakie?

Pakiet Slim VAT 3

W ramach nowego pakietu określonego przez Ministerstwo Finansów jako pakiet Slim VAT 3 wprowadzono regulacje dotyczące mechanizmu podzielonych płatności. Dotyczą one sytuacji, gdy dochodzi do zmiany podatnika oraz przepisów w sprawie przywilejów, z jakich korzystają podatnicy w MPP.

Do tej pory proces uwolnienia się od solidarnej odpowiedzialności w przypadku zmiany podatnika – faktora, generował wiele czasu na przeprowadzenie prac technicznych, co powodowało wydłużony przepływ środków VAT i wymóg zaangażowania w proces ten także dostawcy. Dlatego też wprowadzono nowelizację mechanizmu podzielonych płatności. Pojawiła się nowa możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności. Dotychczasowy podatnik – faktor – będzie uwalniał się od odpowiedzialności, przekazując kwotę VAT bezpośrednio na rachunek VAT nowego podatnika, który nabył wierzytelność, czyli na rachunek nowego faktora. Dostawca nie będzie już w ogóle angażowany w ten proces.

Przywileje w MPP

Dodatkowo doprecyzowano przepisy, przez co w sytuacji, gdy płatność za fakturę realizowana przy zaangażowaniu faktora w ramach faktoringu odwrotnego dokonana zostanie w mechanizmie podzielonej płatności, wówczas nabywca może korzystać z wszelkich przywilejów przewidzianych w płatnościach w MPP.

Wszystkie zmiany w mechanizmie podzielonych płatności są wprowadzone w życie na mocy przepisów ustawy z dnia 26 maja 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorca wykorzystuje różnego rodzaju środki trwałe. Mogą mieć różne pochodzenie – zostać kupione, ale też może je wytworzyć we własnym zakresie. Jak powinien rozliczyć on wytworzenie środka trwałego w ramach księgowości firmowej? Więcej →

Nowelizacja Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku wprowadziła do porządku prawnego w Polsce przepisy dotyczące wykonywania przez pracowników pracy zdalnej. W związku z tym pojawiła się kwestia tego, jak ustalić ryczałt za pracę zdalną i wykorzystywanie w toku wykonywania obowiązków zawodowych przedmiotów, które są do tego niezbędne.

Komu przysługiwać będzie ryczałt za pracę zdalną?

Pracodawca zobowiązany jest do zwrotu pracownikom kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot ten może mieć charakter ekwiwalentu lub ryczałtu, a pracownik nie może zrezygnować z takiej rekompensaty.

Ryczałt najczęściej przysługuje jako pokrycie kosztów energii elektrycznej i łącza internetowego wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby służbowe, ale może ujmować też korzystanie przez niego z własnego laptopa czy telefonu, o ile nie zapewnił go sam pracodawca.

W jakiej wysokości będzie przysługiwał ryczałt z tytułu pracy zdalnej?

W przepisach Kodeksu pracy dotyczących wykonywania pracy zdalnej znalazły się postanowienia określające, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez zatrudnionego w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca w przypadku ustalania wysokości ryczałtu powinien wziąć pod uwagę:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• udokumentowane ceny rynkowe materiałów i narzędzi pracy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Musi zarchiwizować i przechowywać odpowiednią dokumentację, na podstawie której szacował wspominany ryczałt.

Pracodawca powinien uwzględniać przy ustalaniu ryczałtu za pracę zdalną pełny wymiar czasu pracy pracownika – zwykle będzie to 8 godzin dziennie, ale może też ująć w nim pracę w godzinach nadliczbowych. Musi wziąć pod uwagę średnie ceny i maksymalne zużycie danej usługi w okresie pracy.

Pracownik ma prawo do żądania od pracodawcy dokonania podwyższenia ryczałtu, powołując się na to, że ponoszone przez niego koszty są wyższe niż ustalony ryczałt. Powinien on również być choć raz w roku aktualizowany.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 kwietnia 2023 roku wprowadziła w życie wiele nowych uprawnień dla pracowników, w myśl idei work life balance, czyli utrzymywania odpowiedniego balansu pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Wśród tych przepisów znajdują się też dotyczące wzięcia zwolnienia na opiekę nad osobami bliskimi. Pojawił się też nowy urlop opiekuńczy.

Pięć dni urlopu opiekuńczego

Uprawnienia pracownicze dotyczące urlopów zwiększyły się dzięki ostatniej zmianie w Kodeksie pracy. Pojawił się kolejny rodzaj urlopu, mianowicie urlop opiekuńczy. Zgodnie z art. 1731 Kodeksu pracy pracownik ma prawo do urlopu w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie, która jest członkiem rodziny lub osobą zamieszkującą w tym samym gospodarstwie domowym, wymagającej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Członkiem rodziny w myśl nowych przepisów są syn, córka, matka, ojciec lub małżonek.

Wymiar urlopu opiekuńczego wynosi 5 dni w roku kalendarzowym i co najważniejsze – pracownik za czas przebywania na takim zwolnieniu nie będzie otrzymywał wynagrodzenia. Jest to bowiem urlop bezpłatny, który udzielany jest na wniosek pracownika. Wniosek ten może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej, najpóźniej na jeden dzień przed planowanym rozpoczęciem urlopu.

Okres przebywania na urlopie opiekuńczym wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej

Innym rozwiązaniem przewidzianym przez znowelizowany Kodeks pracy jest prawo pracownika do wzięcia 2 dni wolnego lub skorzystania z 16 godzin zwolnienia od pracy. Powodem może być działania siły wyższej, w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, o ile jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia, ale tylko w połowie.

Wniosek o takie zwolnienie jest wiążący dla pracodawcy, co oznacza, że nie może on pracownikowi odmówić udzielenia wolnego. Powinien on jednak być złożony najpóźniej w dniu wykorzystania zwolnienia. We wniosku pracownik określa, czy zwolnienie z tytułu działania siły wyższej ma być udzielone w wymiarze godzinowym czy dniowym.

W związku z nowelizacją Kodeksu Pracy w Polsce od 26 kwietnia 2023 roku pracownicy w zyskają nowe uprawnienia urlopowe. Zmiana ta podyktowana jest koniecznością wdrożenia unijnej dyrektywy Work Life Balance. Jakie urlopy zostały uregulowane na mocy nowego Kodeksu Pracy? Więcej →

W okresie pandemii COVID-19 wielu pracowników, z różnych branż, wykonywało obowiązki w systemie zdalnym, zwykle na home office, bez konieczności pojawiania się fizycznie w zakładzie. Wszystko to zostało zorganizowane i uregulowane na mocy koronawirusowego rozporządzenia. Natomiast w Kodeksie pracy wciąż brakowało przepisów dotyczących pracy zdalnej. Były jedynie te odnoszące się do telepracy. Wszystko zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy. Jak wygląda zatem praca zdalna na nowych zasadach?

Nowelizacja prawa pracy

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła ostatecznie do polskiego Kodeksu pracy pojęcie pracy zdalnej i przepisy, które jej dotyczą. Nowe przepisy zaczęły obowiązywać z dniem 7 kwietnia 2023 roku.

Definicję pracy zdalnej uwzględnia art. 67¹⁸. Według niego praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej

Pracownik nie może całkowicie dowolnie zmienić pracy stacjonarnej na pracę zdalną i na odwrót. Pracodawca nie może tak po prostu zdecydować o wysłaniu podwładnego do pracy w domu. Kodeks pracy określa, że uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić na dwa sposoby:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie trwania zatrudnienia.

Obie strony, zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą w trakcie trwania umowy o pracę złożyć wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków i tym samym zaprzestać wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca ma ponadto możliwość wydania polecenia pracy zdalnej w przypadku stanu:

• nadzwyczajnego,
• zagrożenia epidemicznego,
• epidemii.

Może też zrobić to w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu oraz w okresie, w którym czasowo nie jest możliwe zapewnienie w miejscu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania obowiązków zawodowych.

Zanim zostanie wydane polecenie pracy zdalnej, pracownik powinien złożyć oświadczenie, że ma warunki lokalowe i techniczne, które pozwolą mu na wykonywanie pracy zdalnej. Musi oświadczyć również, że zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Powinien zobowiązać się do ich przestrzegania.

Polecenie pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym momencie, ale zawsze z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Zakład pracy powinien określić wszelkie zasady pracy zdalnej, w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie pracy zdalnej, w poleceniu jej wykonywania czy w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Stanowisko pracy pracownika zdalnego

Co ciekawe, to pracownik powinien zorganizować dla siebie stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając zasady bezpieczeństwa i ergonomii. Miejsce pracy powinno być dostosowane do przepisów BHP.

Natomiast pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu:

• materiałów i narzędzi koniecznych do wykonywania pracy zdalnej,
• instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do pracy lub pokrycia związanych z tym kosztów,
• pokrycia kosztów wynikających z zapewnienia pracownikowi energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycia innych kategorii kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot ten został określony w porozumieniu czy w regulaminie dotyczącym pracy zdalnej.

Gdy w pracy zdalnej niezbędne są materiały czy narzędzia, których pracodawca nie zapewnia, strony mogą ustalić zasady ich wykorzystywania, zaś pracownikowi za używanie np. prywatnego laptopa, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Na wniosek pracownika pracodawca musi udzielić zgody na pracę zdalną na żądanie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.