W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca zobowiązany jest do wykazania w formie przychodu wszystkie kwoty należne, nawet te których jeszcze nie otrzymał. Jeżeli w przyszłości zaistnieją problemy z wyegzekwowaniem od kontrahentów tych kwot, będzie można zniwelować negatywne skutki takich sytuacji. Jednak, aby tak się stało przedsiębiorca zobowiązany jest do spełnienia określonych przez ustawodawcę warunków.
Pierwszym ze sposobów na nieuregulowaną należność, jest utworzenie odpisu aktualizującego wartość danej należności. Według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, odpisy aktualizujące nie są uznawane jako koszty uzyskania przychodów. Taki odpis aktualizacyjny, może być przez podatnika sklasyfikowany jako koszt podatkowy, wówczas, gdy:
-
został on utworzony na podstawie przepisów o rachunkowości,
-
należność, na którą został dokonany odpis aktualizacyjny, została uprzednio zaliczona do przychodów należnych,
-
nieściągalność należności została odpowiednio uprawdopodobniona.
Uprawdopodobnienie nieściągalności należności ma miejsce, gdy:
-
dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość, która obejmuje likwidację majątku, lub
-
wszczęto postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika wszczęto postępowanie ugodowe według przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków lub
-
zasądzono prawomocnym wyrokiem sądowym wierzytelność i skierowano ją na drogę postępowania egzekucyjnego lub
-
wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.
Odpis aktualizacyjny który został utworzony, może zostać sklasyfikowany jako koszt uzyskania przychodu dopiero wówczas, gdy nieściągalność należności zostanie uprawdopodobniona. Wówczas, gdy utworzenie odpisu i uprawdopodobnienie nieściągalności należności miałoby miejsce w różnych latach podatkowych, wtedy zaliczenie odpisu jako koszt uzyskania przychodu można dokonać dopiero w roku, w którym spełniony zostanie drugi z warunków.
Zaliczenie należności jako odpis aktualizujący może być jedynie tymczasowym rozwiązaniem. Odpis taki może ulec rozwiązaniu, a wówczas podatnik musi zaliczyć go przychód podatkowy. Konieczność takiego postępowania zaistnieje wówczas, gdy:
-
nastąpi umorzenie, przedawnienie lub odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej,
-
ustanie przyczyna, dla której dokonano odpisu – gdy dłużnik zapłaci należność.
„rozwiązanie” odpisu aktualizującego nie we wszystkich przypadkach oznacza, że podatnik musi wróć do punktu wyjścia. Jeżeli wierzytelność zostanie umorzona lub odpisana jako nieściągalna, wówczas podatnik może tą kwotę zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu.
Jako koszt uzyskania przychodu można również zaliczyć wierzytelności, które są odpisane jako nieściągalne, ale tylko takie, które wcześniej zostały zarachowane jako przychody należne, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona. Jednak uprawdopodobnienie tego rodzaju wierzytelności nie może być dowolnie udokumentowane, a wyłącznie w sposób określony w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Czyli w następujący sposób
-
postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego lub
-
postanowieniem sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub postanowieniem sądu o umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność lub postanowieniem sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku lub
-
protokołem, który został sporządzony przez podatnika, gdzie w jego treści stwierdza się że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności były równe lub wyższe od jej kwoty.
Udokumentowanie nieściągalności wierzytelności w jeden z wymienionych sposobów, pozwala na zaliczenie wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.