KSeF to Krajowy System e-Faktur, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur
drogą elektroniczną. Są to tzw. faktury ustrukturyzowane. Docelowo Ministerstwo Finansów
chce, by ten system teleinformatyczny stał się jedyną dopuszczalną w Polsce formą
fakturowania. Ma to nastąpić od 1 kwietnia 2026 roku. Od 1 lutego 2026 roku KSeF ma być
obowiązkowy dla podmiotów dużych, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln zł
obrotów.
Obowiązkowe KSeF – dla kogo?
Zgodnie z art. 106ga ust 1 ustawy o VAT podatnicy są zobowiązani wystawiać faktury
ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, a obowiązek ten wchodzi w
życie z dniem 1 lutego 2026 roku. Nie będzie on jednak dotyczył wystawiania faktur:
Przez podatnika, który nie ma siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca
jej prowadzenia na terytorium kraju.
Przez podatnika, który nie ma siedziby działalności na terytorium kraju, który ma
stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terenie RP, ale miejsce to nie
uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono
fakturę.
Przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale
XII w rozdziałach 7, 7a i 9 dokumentujących czynności rozliczane w tych
procedurach (procedury szczególne dotyczące drobnych przedsiębiorców).
Na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą
działalności gospodarczej.
W przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia
usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s (szczególne
przypadki wskazane przez ministra).
Plan wdrożenia obowiązku stosowania KSeF
Wielokrotnie rządzący zmieniali plan wdrożenia w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur dla
przedsiębiorców. Dziś wiadomo, że wielu przedsiębiorców zyskało więcej czasu na
przygotowanie się do tego momentu. Na razie można dobrowolnie przystąpić do tego systemu
teleinformatycznego. Z czasem jednak stanie się on obowiązkowy, zgodnie z planem:
Firmy o rocznych obrotach przekraczających 200 mln zł – KseF ma być obowiązkowy
od 1 lutego 2026.
Mikroprzedsiębiorcy – od kwietnia 2026 do 30 września 2026 roku będą mogli
dokumentować sprzedaż bez użycia KSeF, jeśli pojedyncza wartość wystawianej przez
nich faktury nie przekracza 450 zł, a jednocześnie łączna sprzedaż w trakcie miesiąca
nie wynosi więcej niż 10 000 zł.
Dodatkowo ustalono, że dobrowolne będzie wystawianie faktur dla osób prywatnych w
systemie KSeF.
