Kwestia dokumentowania otrzymanych zaliczek, została omówiona w ustawie o VAT. W przypadku ustalania podstawy opodatkowania otrzymanej zaliczki, obowiązują przepisy art. 29 a ust 1 ww. ustawy. Zatem, podstawą opodatkowania jest wszystko, to co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, osoby, na której rzecz świadczona jest usługa lub osoby trzeciej, wlicza się również tutaj otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze, które mają bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub świadczonych przez podatnika.Dalsza część przepisów dotycząca tematyki dokumentowania otrzymanych zaliczek, poruszona została w art. 106 ustawy o VAT.
W przypadku, otrzymania zaliczek na poczet zamówionych towarów, obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą jej otrzymania. Fakturę, która będzie dokumentowała ten fakt, podatnik powinien wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymał – art. 106 ust 2 ww. ustawy.
Faktura, która dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty przed faktem dokonania sprzedaży, powinna zawierać:
-
datę wystawienia,
-
kolejny numer, za pomocą którego można jednoznacznie identyfikować fakturę,
-
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami,
-
numer, za którego pomocą identyfikowany jest podatnik na potrzeby podatku,
-
numer, przy pomocy którego identyfikowany jest nabywca towarów lub usług, na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
-
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, pod warunkiem, że taka data została określona i jest inna niż data wystawienia faktury,
-
otrzymaną kwotę zapłaty,
-
kwotę podatku, którą należy wyliczyć według wzoru:
|
KP = |
ZB × SP |
|
100 + SP |
gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
SP – oznacza stawkę podatku;
-
dane, które dotyczą zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę, rodzaj towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość towarów, które zostały zamówione, wartość tych towarów lub usług nie zwierającą kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku, także wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Wówczas, gdy faktura zaliczkowa nie obejmie swym zakresem całej należności, która ma zostać zapłacona przez nabywcę, to dostawca po wydaniu lub wykonaniu usługi, zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej, która zwana również jest w przepisach fakturą ostateczną, bądź rozliczeniową. Faktura, o której tutaj mowa jest ostatecznym rozliczeniem danej transakcji i jest wystawiana z zastosowaniem ogólnych zasad zawartych w ustawie o VAT. Fakturę tą wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do wydania towaru lub świadczenia usługi.
Jeżeli, w fakturze zaliczkowej nie ma ujętej całej zapłaty, to w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku należy pomniejszyć o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. W fakturze końcowej powinny być również zawarte numery faktur, które zostały wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.
W przypadku otrzymania części należności dotyczącej wewnatrzwspólnotowej dostawy towarów, która dopiero się odbędzie , nie ma potrzeby potwierdzania tego faktu fakturą. Wraz z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2013 roku zmian przepisów ustawy o VAT, znalazła się nowelizacja przepisów, które dotyczą powstania obowiązku podatkowego z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Zgodnie z art. 20 ust 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika w terminie nie późniejszym niż 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. Wraz z nowelizacją ustawy, uchylono ust. 3 ww. artykułu, który regulował kwestię zaliczek. Obecnie z tytułu wewnątrzwpólnotowej dostawy towarów, obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury oraz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru.
Brak jest przepisu, który wskazywałby na obowiązek dokumentowania za pomocą faktury zaliczki otrzymanej na poczet wewnatrzwspólnotowej dostawy towarów. Jednocześnie warto zauważyć, że nie ma również przepisu, który pozwalałby na wystawienie faktury wzywającej do uiszczenia należności.
Faktury zaliczkowe wystawia się tylko w przypadkach, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w odniesieniu do której zgodnie z przepisami powstaje obowiązek podatkowy. Jeżeli względem zaliczek na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie powstaje obowiązek podatkowy, to faktu jej otrzymania nie dokumentuje się faktura zaliczkową.