Pracodawca zobowiązany jest płacić składki do ZUS za zatrudnianych pracowników. Część pokrywa z własnych środków, a część nalicza od wynagrodzenia. Czy koszt składek w takim wypadku jest zaliczany w pełni do grona kosztów uzyskania przychodów?
Definicja kosztu podatkowego
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są te, jakie zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 tej samej ustawy.
Wynagrodzenie pracownika dla pracodawcy jest bez wątpienia kosztem podatkowym, który może zaksięgować jako koszt uzyskania przychodów, zmniejszając tym samym zobowiązanie podatkowe wobec fiskusa. Jednak jak jest ze składkami ZUS?
Składki ZUS jako koszt podatkowy po stronie pracodawcy
Finansowane przez pracowników części składek na ZUS – połowy składki na ubezpieczenie emerytalne, części składki na ubezpieczenie rentowe oraz pełnej składki na ubezpieczenie chorobowe i zdrowotne, podlegają obliczeniu i potrąceniu przez zatrudniającego, jako płatnika, z pracowniczego wynagrodzenia.
Dla pracodawcy kosztem podatkowym będzie więc pracownicze wynagrodzenie wraz z przypadającymi na nie obciążeniami, do których należą finansowane przez zatrudnionych składki ZUS oraz składka zdrowotna. W 2023 roku to się nie zmieni.
Wynagrodzenie ze stosunku pracy wraz z częścią składek finansowanych z pensji pracownika obciążają koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, ale pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego wiążącego strony.
Natomiast pracownicze składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, pod warunkiem, że zostały opłacone z tytułu należności wypłaconych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu:
- za które są należne – w terminie wynikającym z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
- następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż jednak do 15. dnia miesiąca, w którym dokonywana jest wypłata wynagrodzenia.
Jeśli pracodawca nie opłaci składek na ZUS w części finansowanej przez siebie, składki na FP, FS i FGŚP terminowo, to niezależnie od powodów opóźnienia obciąży nimi dopiero koszty podatkowe w dacie, kiedy zostaną one przekazane do ZUS.
Od nowego, 2023 roku warunkiem ujęcia składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu należności ze stosunku pracy, w części finansowanej przez przedsiębiorcę, warunkiem ujęcia ich w kosztach w miesiącu, za który są należne, będzie ich opłacanie w terminie wynikającym z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, a nie w odrębnym terminie określonym w przepisach podatkowych.