Inwentaryzacja, inaczej zwana jest spisem z natury lub porównaniem stanu rzeczywistego z księgowym. Obowiązek jej przeprowadzania wynika z art. 26-27 ustawy o rachunkowości.
Inwentaryzację ma obowiązek przeprowadzić każda z jednostek na dzień bilansowy. Stanowi ona podstawę wiarygodnej wyceny bilansowej oraz poprawnie sporządzonego sprawozdania finansowego. Ważnym jest, aby została ona przeprowadzona bardzo starannie i rzetelnie. Jak już wspomniano, z ustawy o rachunkowości wynika sam obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji, termin określony jako ostatni dzień roku obrotowego, dopuszczalne są wyjątki od tego terminu (art.26 ust 3 ustawy o rachunkowości) oraz metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku: spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja. Przepisy ustawy o rachunkowości mówią również o istocie udokumentowania wyników inwentaryzacji, a różnice inwentaryzacyjne, które ewentualnie powstały, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych, danego roku. Jednak już szczegółowe uregulowania dotyczące prac inwentaryzacyjnych, rozwiązywania powstałych problemów, powinny zostać określone w wewnętrznych przepisach jednostki – w polityce rachunkowości, a obowiązek ich sformułowania spoczywa na kierowniku firmy. Do wewnętrznych uregulowań powinny należeć między innymi etapy inwentaryzacji, jej przygotowanie, dokładne określenie kompetencji organów i osób przeprowadzających czynności inwentaryzacyjne, sposób udokumentowania ich prac, także sposób ustalania i wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych. Wspomniane zasady mogą być ujęte w postaci instrukcji inwentaryzacyjnej, która może być załącznikiem do odgórnie ustalonej polityki rachunkowości obowiązującej w przedsiębiorstwie. Nie ma jednak obowiązku konstruowania takiej instrukcji – nie ma co ukrywać, stanowi ona jednak pewne udogodnienie, gdyż takiej instrukcji nie sporządza się co roku, jedynie w razie potrzeby odpowiednio aktualizuje. Instrukcja inwentaryzacyjna może stanowić podstawę do formułowanego co roku przez kierownika jednostki, zarządzenia dotyczącego inwentaryzacji poszczególnych składników majątku. Treść takiego zarządzenia stanowi wskazanie rodzaju majątku, który podlega inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia, łącznie z terminem, w którym ma się odbyć (powinien on uwzględniać przepisy określone w ustawie o rachunkowości), oraz osoby, które są odpowiedzialne za przeprowadzenie inwentaryzacji. Ustalanie terminów prac inwentaryzacyjnych, powinno mieć na względzie wszelkie prace przygotowawcze.
Spis z natury poprzedzany jest uzgadnianiem ewidencji księgowej z rzeczową. W praktyce wygląda to tak, że wszelkie dokumenty magazynowe przekazywane są do księgowości. Następnie składniki majątku, które podlegają spisowi należy właściwie uporządkować, dołożyć wszelkich starań, aby oznaczenia, które umożliwiają ich identyfikację, były czytelne. Ustalając termin spisu z natury, należy również wziąć pod uwagę, fakt ułatwienia wykonywania prac inwentaryzacyjnych podczas braku ruchu magazynowego. Zasada bilansowa „zamkniętych drzwi” jasno określa, iż podczas spisu z natury nie można wydawać, ani przyjmować składników objętych spisem.
Przy zastosowaniu metody inwentaryzacyjnej – potwierdzenia sald, czy weryfikacji, również niezbędna jest baza czasowa. Przed dokonaniem samej czynności potwierdzenia sald, należy przygotować pisma z prośbą o potwierdzenie salda. Natomiast weryfikacja, wymaga uprzedniego uporządkowania dokumentów, które będą stanowiły podstawę do weryfikacji stanów księgowych. Ustalenie terminu przeprowadzania spisu z natury, wymaga również uwzględnienia bazy czasowej na przeszkolenie osób biorących udział w inwentaryzacji, wydanie odpowiednich dokumentów inwentaryzacyjnych. Takie szkolenie ma na celu zaznajomienie osób o obowiązkach, którym mają sprostać, pokazanie w jaki sposób należy wypełniać dokumenty inwentaryzacyjne, celem wystrzegania się popełniania błędów. W czynnościach inwentaryzacyjnych „znaczących” składników majątku, ma prawo uczestniczyć również biegły rewident – jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez niego.
W mniejszych firmach, nie ma potrzeby powoływania całego sztabu komisji inwentaryzacyjnej – wystarczającym jest ustalenie na piśmie przez kierownika jednostki przedmiot spisu z natury, dzień, w którym ma się on odbyć oraz osoby jego dokonujące. Większe firmy wymagają powołania komisji inwentaryzacyjnej, która zajmie się organizacją spisu z natury, a później będzie w nim uczestniczyć i go nadzorować, zajmie się podsumowaniem wyników spisu i rozpatrzy ewentualne wynikłe różnice inwentaryzacyjne. W samym spisie z natury, powinny uczestniczyć osoby odpowiedzialne materialnie za spisywane mienie. Nie powinny one dokonywać spisu, ale powinny być w nim fizycznie obecne, z uwagi na możliwość zgłoszenia zastrzeżeń co do prac zespołu spisowego, czy też wyników inwentaryzacji.
Jak już wspomniano wcześniej, niektóre składniki majątku są inwentaryzowane metodą potwierdzania sald. Dotyczy to: aktywów finansowych, które zgromadzone są na rachunkach bankowych lub są przechowywane przez inne jednostki, dotyczy to również zdematerializowanych papierów wartościowych, należności, udzielonych pożyczek, wyłączając należności sporne, wątpliwe, a w bankach należności zagrożone oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych, własnych składników aktywów, które zostały powierzone kontrahentom. Metodą potwierdzania sald można inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, ale nie później niż do 15. dnia następnego roku. Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji jest niezwykle ważne, gdyż nie tylko stanowi podstawę wyceny bilansowej, ale również kontrolę wewnętrzną w firmie.
Końcowymi czynnościami w przypadku inwentaryzacji jest wyjaśnienie powstałych różnic pomiędzy stanem faktycznym, a zapisem w księgach rachunkowych. Różnice mogą powstać na skutek zmian naturalnych cech przedmiotów, których nie da się ustalić na podstawie dowodów księgowych i tym samym ująć w księgach rachunkowych. Różnicami powstałymi podczas inwentaryzacji mogą być zarówno niedobory, jak i nadwyżki. Nadwyżkę zawsze należy zaliczyć w księgach rachunkowych do przychodów podatkowych, a powstałe niedobory niezawinione – stanowią koszty uzyskania przychodu. Stwierdzenie „niedobory niezawinione”, należy interpretować jako powstałe na skutek nieprzewidywalnego zdarzenia losowego. Powstanie natomiast niedoborów zawinionych, których przyczyną jest na przykład zaniedbanie ze strony pracownika, wymaga konieczności skorygowania podatku naliczonego. Taki wymóg istnieje, gdyż towary te nie zostały wykorzystane w działalności opodatkowanej, dlatego też wymagane jest odliczenie VAT od nabywanych towarów. Warto zwrócić uwagę, iż konieczność dokonania takiego odliczenia nie istnieje w przypadku powstania niedoborów niezawinionych. W przypadku podatku należnego, ani powstanie niedoborów zawinionych, ani niezawinionych, nie spowoduje konieczności korekty, ponieważ w rezultacie nie doszło do żadnej dostawy towarów, ani świadczenia usług.
W odniesieniu do sfery podatkowej, różnice inwentaryzacyjne należy wykazać i rozliczyć w oparciu o podatek dochodowy od osób prawnych oraz podatek od towarów i usług. Ewentualne nadwyżki, które powstały, traktowane są jako składniki majątku otrzymane nieodpłatnie, ponieważ firma jest w posiadaniu ich większej ilości, porównując z ewidencją magazynową. NA podstawie przepisów podatku dochodowego od osób prawnych, nadwyżki mają być zaliczane do przychodów podatkowych, a ich wartość zostaje ustalona na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku – należy jednak uwzględnić, stan tych rzeczy, stopień zużycia, czas i miejsce ich uzyskania. Powstałe niedobory nie mogą być jednak zaliczane do kosztów podatkowych. Ewentualne zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów, jak już wspomniano, istnieje tylko wtedy, gdy te koszty są niezawinionymi. Koszty te będą kosztami pośrednimi, a ich potrącenie nastąpi w dniu ich poniesienia. Jeżeli, zostaną ujawnione niedobory zawinione, to zgodnie z przepisami ustawy o VAT, korekty będzie wymagał podatek naliczony. Korekty tej należy dokonać w rozliczeniu VAT za miesiąc, w którym niedobór ten został ujawniony.
Ujęcie powstałych niedoborów w księgach rachunkowych, uzależnione jest od rodzaju niedoboru. Przykładowo niedobory niezawinione księgowane są na koncie pozostałych kosztów operacyjnych, niedobory będące wynikiem zdarzenia losowego – konto strat nadzwyczajnych, a niedobory zawinione, gdy osoba materialnie odpowiedzialna przyznaje się do ich powstania i zgadza się na ich pokrycie – księguje się to na koncie „pozostałych rozrachunków z pracownikami”. Natomiast niedobory zawinione, gdy pracownik odpowiedzialny materialnie nie przyznaje się do ich powstania i nie chce ich pokryć – odnosi się na konto należności dochodzonych na drodze sądowej.
W samej inwentaryzacji każdy etap jest na tyle istotny, że nie mogą pojawić się w nim żadne błędy. Zarówno samo przygotowanie, spis z natury, potwierdzenie sald, czy też weryfikacja, jak i rozliczenie różnić inwentaryzacyjnych i ich ewidencja, powinny być wykonane z należytą dokładnością.