Tematyka ulgi na złe długi została poruszona w art. 89a Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
Pod pojęciem „ulgi na złe długi” należy rozumieć korektę, której może dokonać podatnik, który posiada nieściągalne wierzytelności. Korekcie tej podlega VAT należny, jej wysokość równa jest kwocie nieuiszczonego podatku od danej wierzytelności. Jak mówi ustawa, ulga ta dotyczy wierzytelności o nieściągalności uprawdopodobnionej. O uprawdopodobnieniu nieściągalności wierzytelności jest mowa wówczas, gdy nie zostanie ona zapłacona lub zbyta w dowolnej formie w terminie 150 dni od dnia upływu terminu, który zawarty jest w umowie lub na fakturze. Zmiana przepisów, która miała miejsce w 2013 roku, miała na celu wprowadzenie pewnych uproszczeń w tym zakresie i w związku z tym okres oczekiwania został skrócony o 30 dni, porównując do terminu zawartego w przepisach obowiązujących w roku poprzednim.
Obowiązują warunki, które muszą być spełnione, aby podatnik mógł skorzystać z ww. ulgi. Po pierwsze dostawa towaru lub świadczone usługi muszą być dokonane na rzecz podatnika, który jest zarejestrowany jako podatnik podatku od towarów i usług, czynny i nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji. Po drugie, na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej (za pomocą której dokonywana jest korekta) dłużnik i wierzyciel są zarejestrowanymi podatnikami jako płatnikami VAT czynnymi, a dłużnik nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji. Po trzecie od dnia, w którym wystawiono fakturę dokumentującą wierzytelność, nie minęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym wystawiono tą fakturę.
Wówczas, gdy wierzyciel korzysta z ulgi na złe długi – pomniejsza i podstawę opodatkowania, i kwotę podatku należnego.
Jak mowa w art.89a ust.3 ustawy o VAT, korekty takiej może dokonać wierzyciel w rozliczeniu za okres, w którym nieściągalność wierzytelności uznawana jest za uprawdopodobnioną, jednak warunkiem jest, aby do dnia złożenia przez wierzyciela deklaracji podatkowej za ten okres czasu, wierzytelność ta nie została uregulowana lub zbyta w dowolnej formie. Z ulgi, o której tutaj mowa nie może skorzystać wierzyciel, jeżeli pomiędzy nim a dłużnikiem istnieje związek, przykładowo istnieją jakieś powiązania rodzinne. Szczegółowe informacje na temat wykluczenia, znajdują swój zapis w art. 32 ust 2-4 ustawy o VAT.
150-dniowy termin, liczony od dnia upływu terminu płatności zawartego w fakturze lub umowie, nie jest jednoznacznym – podatnicy mają wiele wątpliwości w deklaracji VAT za jaki okres rozliczeniowy dokonać korekty podatku należnego.
Otóż, korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego, należy dokonać w deklaracji przypadającej za okres, w którym przypadał 150. dzień od terminu płatności wierzytelności (określonego w fakturze lub umowie). Nie dokonanie korekty w odpowiedniej deklaracji, nie sprawia od razu, że podatnik nie może już skorzystać z ulgi na złe długi – celem skorzystania – należy dokonać korekty odpowiedniej deklaracji VAT.
Stosowanie zabezpieczenia przed nienależytym wykonaniem usługi, w postaci kaucji gwarancyjnej, stawia przed wierzycielem kolejny dylemat: od którego momentu należy liczyć 150-dniowy termin w takim przypadku? Warto wspomnieć, że kaucja gwarancyjna jest zwracana po okresie gwarancji. Termin 150. dni rozpoczyna się liczyć od terminu zwrotu kaucji.
Jeżeli, wierzyciel chce dokonać korekty w deklaracji VAT, jest zobowiązany zawiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego oraz podanie kwoty korekty wraz z danymi dłużnika. Zawiadomienie takie, składa się na formularzu VAT-ZD , który stanowi złącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzoru zawiadomienia o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego – DZ.U. z 2013 r. poz 1451.
Wówczas, gdy po fakcie złożenia deklaracji podatkowej, gdzie został skorygowany podatek należny i podstawa opodatkowania, należność została w późniejszym terminie uregulowana lub zbyta w dowolnej formie, to podatnik będący jednocześnie wierzycielem zobowiązany jest do zwiększenia podstawy opodatkowania i wysokości podatku należnego za okres, w którym miało miejsce uregulowanie należności lub jej zbycie.
Zwiększenie powinno nastąpić również wówczas, gdy należność została uregulowana w części.