Jeżeli podatnik używa pojazd samochodowy tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i chce odliczać od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu, całą kwotę VAT, to zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu.
Według ustawy o podatku VAT, podatnik ma prawo do odliczenia całej kwoty VAT wykazanej na fakturach dokumentujących wydatki wynikające z użytkowania samochodu tylko i wyłącznie do działalności gospodarczej.
Co to oznacza, że pojazd użytkowany jest „tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej”? Takim pojazdem jest pojazd, którego sposób wykorzystania przez podatnika odbywa się na ustalonych przez niego zasadach używania, potwierdzony jest ewidencją przebiegu, którą prowadzi podatnik i wykluczone jest jego używanie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Podatnik zobowiązany jest również do złożenia VAT-26.
Ewidencję, o której tutaj mowa, podatnik zobowiązany jest powadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do celów działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu tylko i wyłącznie do celów tej działalności.
Jeżeli ewidencja będzie w jakiś sposób wadliwa: nie będzie pełnych zapisów, pojawią się luki w zapisach, zapisy będą sprzeczne, pojawi się brak zgodności stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp., to będzie to „pretekst”, aby podatnik mógł jedynie skorzystać z prawa do ograniczonego odliczenia VAT od wszystkich wydatków, które zostały poniesione od używania tego pojazdu.
W takiej ewidencji powinna znajdować się dokładna trasa przejazdu samochodem. Dopuszczalnym jest dokonanie w niej jednego wpisu przy kilku przejazdach w obrębie tej samej miejscowości – wymóg dotyczy jedynie wskazania punktów pośrednich. W rubryce, w której dokonuje się zapisu opisu trasy, należy umieścić dokładny opis trasy wraz ze wskazaniem adresów punktów pośrednich. Natomiast w rubryce „cel wyjazdu”, należy umieścić każdy cel, który jest powiązany z tymi punktami pośrednimi oraz cel całego wyjazdu.
Czy dopuszczalne są niewielkie błędy?
W przypadku firm, które posiadają dużą, liczbę samochodów użytkowanych tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej, liczba ta może być nawet liczona w setkach – o błąd nie trudno. Mogą powstać braki wynikające z niewłaściwego opisu trasy, błędy w podanej liczbie kilometrów, itp. Co wówczas, gdy zostaną one dopiero zauważone podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji? Czy drobne błędy, przy takiej ilości samochodów, mogą pozbawić podatnika prawa do odliczenia całego VAT od wydatków za te pojazdy samochodowe?
Stanowisko organu podatkowego jest następujące:
Gdy przykładowo z zapisów GPS, innego systemu raportowania tras wykonywanych przez te pojazdy samochodowe jasno wynika, że dany pojazd w danym czasie był rzeczywiście używany tylko i wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika i nie ma możliwości, aby uprawniona osoba wykorzystała go do innych celów, to błędy, które pojawiły się w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów i zostały wykryte w dniu ich popełnienia, które natychmiast poprawiono – nie powodują utraty prawa do odliczenia całego VAT od wydatków na te pojazdy.
Jednak możliwa jest utrata takiego prawa wówczas, gdy błędy te zostaną wykryte dopiero po pewnym czasie. Brak właściwego opisu trasy, błędna liczba kilometrów nie powodują zmiany wykorzystywania samochodu. Jednak, jeżeli tego typu błędy zostaną wykryte na przykład podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji, to niedopuszczalnym byłoby pominięcie tego typu błędów. Traktowane jest to wówczas jako brak możliwości wyeliminowania przez spółkę wykorzystania tych pojazdów do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Prawidłowo sporządzona ewidencja przebiegu pojazdu, powinna zawierać:
-
numer rejestracyjny samochodu,
-
dzień rozpoczęcia i dzień zakończenia prowadzania ewidencji,
-
stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
-
wpis osoby, która kieruje samochodem, który dotyczy każdego wykorzystania tego pojazdu, a zwłaszcza:
-
kolejny numer wpisu,
-
datę i cel wyjazdu,
-
liczbę przejechanych kilometrów,
-
imię i nazwisko osoby, która kierowała pojazdem,
-
5. liczbę kilometrów, które zostały przejechane na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.