Celem ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych odnoszących się do przychodów ze sprzedaży towarów i kosztu sprzedanych towarów w cenie zakupu, należy wykorzystać konta zespołu 7. Ewidencję należy przeprowadzić na zasadach ogólnych, które zostały zawarte w ustawie o rachunkowości.
Ewidencja przebiega w następujący sposób:
-
Udokumentowana fakturą, sprzedaż kompletnego produktu
-
przychód w cenie sprzedaży netto (bez VAT), należy zaksięgować na koncie „Sprzedaż towarów” (konto 73-0), po stronie Ma
-
VAT należny, który zawarty został w fakturze, należy zaksięgować na koncie „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (konto 22-2), po stronie Ma
-
Wartość należności od nabywcy, należy zaksięgować na koncie „Kasa”(konto 10) – wówczas, gdy kontrahent zapłaci gotówką lub na koncie „Rozrachunki z odbiorcami” – wówczas, gdy termin płatności został odroczony.
-
-
Rozchód sprzedanych przedmiotów z magazynu, w cenie zakupu, który udokumentowano w formie przyjętej w danej jednostce i określono w zakładowym planie kont. Ten fakt, należy zaksięgować następująco:
-
„Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu” (konto 73-1), po stronie Wn
-
„Towary” (konto 33), po stronie Ma
-
W przypadku ewidencji operacji gospodarczych związanych ze świadczeniem odpłatnych usług napraw, np. sprzętu, jest ona dokonywana na podstawie dokumentów źródłowych i ujmowana na kontach zespołu 4 lub 5 lub równocześnie kontach zespołu 4 i 5. Sposób ewidencji uzależniony jest od przyjętej przez jednostkę metodzie ewidencji i rozliczania kosztów, która została ujęta w zakładowym planie kont.
Na świadczenie usługi głównej, składa się wiele czynności : koszty naprawy, koszt części zamiennych – to tylko niektóre składowe usługi głównej (serwisowej).
Wydanie z magazynu elementów składowych rzeczy, która ma podlegać naprawie w ramach usługi serwisowej, nie może być traktowane jak sprzedaż towarów. Tego typu czynność należy traktować jako wydanie towarów na potrzeby własnej działalności operacyjnych. W ten sposób powstaje koszt materiałów bezpośrednich, które są zużyte do wytworzenia usługi i należy go ewidencjonować na kontach zespołu 4 i 5. Należy również zwrócić uwagę na brak wymogu wykazywania w odrębnych pozycjach na fakturze będącej dokumentacją sprzedaży usługi serwisowej, towarów, które zostały zużyte. Obowiązuje zasada, że części składowe usługi głównej nie są odrębnie klasyfikowane statystycznie, również nie podlegają odrębnemu opodatkowaniu podatkiem VAT. Opodatkowana jest dopiero ogólna wartość usługi.
Jeżeli jednostka, w ewidencji, korzysta zarówno z kont zespołu 4, jak i 5, to księgowanie usług serwisowych wygląda następująco:
-
dokument Rw – wydanie części składowych naprawianej rzeczy, z magazynu danej jednostki (wartość według cen zakupu)
-
koszt, należy zaewidencjonować na kontach: „Zużycie materiałów i energii” (konto 40-1) po stronie Wn oraz „Towary” (konto 33), po stronie Ma.
-
równoległe księgowanie na koncie zespołu 5: „Koszty usług podstawowych” (konto 50-3) po stronie Wn oraz „Rozliczenie kosztów” (konto 49), po stronie Ma.
-
-
Poniesienie pozostałych kosztów prostych związanych z naprawą.
-
Faktura, dowód PK, lista płac – ewidencja kosztów, odbywa się na odpowiednim koncie zespołu 4 – przykładowo, może być nim „Zużycie materiałów i energii” (konto 40-1), czy „Wynagrodzenia” (konto 40-5) oraz po stronie Ma konta 10, 13, 21, 22 lub inne
-
Równoległe księgowanie na kontach zespołu 5: „Koszty usług podstawowych” (konto 50-3) po stronie Wn, „Rozliczenie kosztów” (konto 49), po stronie Ma
-
Dokument, który potwierdza sprzedaż usług serwisowych (faktura)
-
wartość usług w cenie sprzedaży netto, ewidencjonuje się na kocie „Sprzedaż usług” (70-0), po stronie Ma
-
VAT należny, księguje się na koncie „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (22-2), po stronie Ma
-
należność od nabywcy, która stanowi cenę usługi, księguje się na koncie „Kasa” (10), po stronie Wn lub koncie „Rozrachunki z odbiorcami” (20), po stronie Wn.
-
Dokument Pk – przeksięgowanie kosztu wytworzenia wykonanej usługi
-
„Koszt sprzedanych usług” – konto 70-1 po stronie Wn,
-
„Koszt usług podstawowych” – konto 50-3, po stronie Ma.
Kodeks Cywilny rozstrzyga kwestie odpowiedzialności sprzedającego wobec kupującego za wady rzeczy sprzedanej.
Jeżeli chodzi o rękojmię, to sprzedawca ponosi odpowiedzialność wobec kupującego, wówczas, gdy sprzedana rzecz ma wadę fizyczną lub prawną. Pod pojęciem wady fizycznej, należy rozumieć niezgodność rzeczy sprzedanej z umową.
Rzecz sprzedana jest niezgodna z umową, gdy:
-
nie posiada właściwości, które rzecz tego rodzaju powinna posiadać z uwagi na cel w umowie oznaczony lub wynikający z okoliczności lub przeznaczenia,
-
nie posiada właściwości, o których istnieniu sprzedawca zapewniał kupującego, nawet wówczas, gdy została przedstawiona próbka lub wzór,
-
nie nadaje się do celu, o którym informował sprzedający kupującego przy zawieraniu umowy, jednocześnie sprzedawca nie zgłosił żadnego zastrzeżenia co do takiego jej przeznaczenia,
-
wydano ją kupującemu w stanie niezupełnym.
Uznawane jest również, że rzecz posiada wadę fizyczną, gdy uruchomiono ją lub zamontowano w sposób nieprawidłowy, wówczas, gdy czynności te wykonał sprzedający albo osoba trzecia, za którą sprzedawca ponosi odpowiedzialność, lub przez kupującego, który postępować zgodnie z instrukcją otrzymaną od sprzedającego.
O udzieleniu gwarancji, mowa jest wówczas, gdy następuje złożenie oświadczenia gwarancyjnego, według którego zostały określone obowiązki gwaranta i upomnienia kupującego w przypadku, gdy rzecz sprzedana nie ma właściwości określonych w tym oświadczeniu. Ważnym jest, ze tego typu oświadczenie nie musi mieć formy pisemnej, czego przykładem jest karta gwarancyjna. Oświadczenie gwarancyjne, równie dobrze może zostać złożone w reklamie.
Obowiązkiem gwaranta jest:
-
zwrócić kupującemu zapłaconą cenę,
-
wymienić zakupioną rzecz lub ją naprawić,
-
zapewnić inne usługi.
Natomiast, wówczas, gdy złożono gwarancję jakości rzeczy sprzedanej, a poczytuje się wobec niej wątpliwości, to gwarant zobowiązany jest do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do wymiany na rzecz wolną od wad, o ile wady te ujawniają się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym. Z reguły termin gwarancji wynosi 2 lata, rozpoczynając od dnia wydania rzeczy kupującemu – może jednak zostać również określony inny termin, również krótszy.
Jeżeli udzielono gwarancji, to sprzedawca zobowiązany jest do wydania kupującemu razem ze sprzedaną rzeczą, również dokument gwarancyjny.
Oferowanie usług gwarancyjnych, nie stanowi dla jednostki odrębnego kosztu i nie podlega osobnemu fakturowaniu – koszt ten wliczony jest w cenę produktu. Zaksięgowane na kontach zespołu 4. koszty proste, powinny zostać rozliczone na konto „Koszty działalności podstawowej – handlowej”. Kosztem takim może być, np. kupno – w cenie zakupu części, materiałów pomocniczych, itp.
Prawo bilansowe stwierdza, iż jednostka handlowa udzielająca gwarancji kupującemu ma obowiązek stworzenia rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koszty napraw gwarancyjnych towarów. Przy tworzeniu wspomnianej rezerwy trzeba wziąć pod uwagę: wielkość sprzedaży towarów, na które udzielana jest gwarancja oraz poniesione w przeszłości koszty tych napraw
W jaki sposób przebiega ewidencja rezerwy na przewidywane koszty napraw gwarancyjnych?
Do ewidencji służy konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
- Gdy jednostka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5 lub tylko zespołu 5, to obowiązuje następujący zapis:
- konto „Koszty działalności podstawowej – handlowej” (konto 51-0), po stronie Wn
- konto „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów” (konto 64-1), po stronie Ma
- Gdy jednostka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4., to obowiązuje następujący zapis:
- Konto „Rozliczenie kosztów” (konto 49), po stronie Wn
- Konto „Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów” (konto 64-1), po stronie Ma.
Odpisów w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów można dokonywać w zależności od upływu czasu lub od wielkości świadczeń.
Fakt poniesienia w rzeczywistości kosztów napraw gwarancyjnych jednostka powinna zaliczyć w koszty działalności operacyjnej.