Pracodawca, który dokonuje wypłat i stawia do dyspozycji pracowników należności ze stosunku pracy, ma obowiązek do pobierania od wartości tych świadczeń zaliczek na podatek dochodowy. Tak zwane pracownicze koszty uzyskania przychodu są uwzględniane przy obliczaniu wysokości zaliczki i mają zasadniczy wpływ na wysokość dochodu pracownika.
Wysokość kosztów uzyskania przychodów została określona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jak wynika z przepisów zastosowanie ma wysokość podstawowa lub podwyższona. W momencie ustalania zaliczek pracodawca nie ma prawa klasyfikowania jako kosztów wydatków faktycznie poniesionych przez pracownika.
Koszty pracownicze w wysokości podstawowej przysługują pracownikowi z mocy prawa w wyniku uzyskania przychodu pochodzącego ze stosunku pracy.
Podstawowa wysokość kosztów w 2015 roku wynosi 111,25 zł miesięcznie z tytułu jednej umowy, natomiast koszty podwyższone to 139, 06 zł miesięcznie.
Możliwość zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nie przysługuje automatycznie jak to jest w przypadku podstawowej ich wysokości. Aby móc skorzystać z tego przywileju muszą zostać spełnione łącznie warunki zapisane w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli:
-
miejsce zamieszkania pracownika musi być położone poza miejscowością, w której znajduje się dany zakład pracy,
-
pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Dodatkowo, aby pracodawca mógł zastosować podwyższoną wysokość kosztów uzyskania przychodów, pracownik musi mu złożyć oświadczenie w tej sprawie.
Oświadczenia, o którym tutaj mowa nie ma obowiązku składania przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Podatnik, który spełnia ustawowe warunki do ich uwzględniania ma prawo do złożenia oświadczenia w dowolnym czasie. Wynikający z prawa obowiązek płatnika do pomniejszania przychodu o podwyższone koszty powstaje dopiero, gdy pracownik złoży stosowne oświadczenie. Dlatego też, nawet jeżeli pracownik te warunki spełniał od samego początku, a oświadczenie złożył dopiero po jakimś czasie, to płatnik będzie stosować podwyższone koszty od tego miesiąca, w którym było złożone oświadczenie – nie ma uprawnień do korygowania kosztów wstecz.
Ze strony pracownika nie ma obowiązku składania tego oświadczenia co roku. Ale jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia ulegnie zmianie, to pracownik zobowiązany jest o tym fakcie poinformować swojego pracodawcę, aby zaprzestał stosowania podwyższonych kosztów i zaczął uwzględniać podstawowe.
Jeżeli, pracownik zatrudniony u danego pracodawcy na jedną umowę o pracę otrzyma w jednym miesiącu wynagrodzenie za więcej niż jeden miesiąc, to mają zastosowanie koszty miesięczne w pojedynczej wysokości (wszystkie wypłacone w danym miesiącu wynagrodzenia stanowią przychód tego miesiąca).Koszty, które nie zostaną uwzględnione w ciągu roku, będzie można rozliczyć dopiero w zeznaniu rocznym przez pracownika lub przez pracodawcę w PIT40.
Wówczas, gdy pracownik ma zawartych więcej umów o pracę, to ma obowiązek zastosowania miesięcznych pracowniczych kosztów uzyskania w stosunku do przychodów wynikających z każdej z umów.
Jeżeli zakład pracy zatrudnia pracownika na co najmniej dwie umowy o pracę, i pracownik w danym miesiącu uzyskał przychód z obydwóch umów, to podczas obliczania zaliczki płatnik ma obowiązek stosowania kosztów w podwójnej wysokości. Podobne działanie będzie miało miejsce, gdy pracownik w jednym miesiącu uzyska przychód z dwóch umów zawartych z różnymi pracodawcami. Każdy z pracodawców ustalając zaliczkę na podatek zobowiązany jest do zastosowania miesięcznych kosztów, a jeżeli pracownik spełnia wspomniane warunki, nie ma przeszkód, aby każdy z pracodawców uwzględnił koszty w podwyższonej wysokości.
Nie występowanie świadczenia przez miesiąc kalendarzowy, wynikające z przebywania pracownika na urlopie lub z jego choroby, nie oznacza braku możliwości zastosowania kosztów pracowniczych od dokonanych pracownikowi w danym miesiącu wypłat – gdyż ich stosowanie uzależnione jest od uzyskanych przez pracownika przychodu ze stosunku pracy. Natomiast wynagrodzenie za czas choroby, czy urlopu stanowi przecież przychód wynikający ze stosunku pracy. Dokonując obliczenia od niego zaliczki, pracodawca zobowiązany jest do zastosowania tzw. kosztów pracowniczych. Taki sam przypadek dotyczy wypłat nadgodzin, czy też wynagrodzenia dla pracowników, którzy przebywają na urlopach wychowawczych lub bezpłatnych.
W przypadku wypłacania przez pracodawcę zasiłku chorobowego, to stanowi on przychód z innych źródeł – podobnie jak zasiłek macierzyński, czy świadczenie rehabilitacyjne. Wówczas, gdy są one jedynymi świadczeniami wypłacanymi pracownikowi w danym miesiącu, to pracodawca dokonując obliczenia zaliczki nie może zastosować pracowniczych kosztów. Taki przypadek tyczy się również , gdy pracownik nie uzyskał w danym miesiącu żadnych przychodów ze stosunku pracy, bo przykładowo przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, to pracodawca nie może za ten miesiąc zastosować tych kosztów