Zakup bonów dla pracowników jest często praktykowanym zachowaniem przez pracodawców szczególnie w okresie świątecznym. Dokonywany za pomocą środków finansowych musi zostać prawidłowo rozliczony.
Bon towarowy jest przychodem pracownika wynikającym ze stosunku pracy, dzięki czemu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym bez względu na wartość bonu. Tego rodzaju wydatek firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Pracodawca będzie zobowiązany do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Świadczenie, jakim jest bon towarowy, które jednocześnie finansowane jest ze środków obrotowych pracodawcy, zwiększa podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Dokonanie zakupu tego rodzaju bonów stanowi dla firmy wydatek, którego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Z przepisów wynika, ze przychodem ze stosunku służbowego, ze stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy są różnego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń, wynagrodzenia zasadnicze, za nadgodziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za urlop, którego pracownik nie wykorzystał, wszelkie inne kwoty bez względu na to czy ich wysokość z góry ustalono, również świadczenia pieniężne, które ponosi pracownik oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń.
Jak wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń, które są otrzymane przez pracownika, a finansowana w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszu związków zawodowych, jednak do wysokości nie większej niż 380 zł (w danym roku podatkowym). Warto w tym miejscu jednak zaznaczyć, ze rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony, ani inne znaki, które uprawniają do wymiany na towary lub do świadczenia w ich zakresie usług.
Bony są wyłączone ze zwolnienia podatkowego bez względu na fakt, kto finansuje ich zakup.
Zatem zawsze wartość bonów stanowić będzie dla pracowników przychód ze stosunku pracy i jednocześnie podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Na przedsiębiorstwie ciąży więc obowiązek obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Aby, podarowany przez pracodawcę, przykładowo prezent świąteczny wolny był od podatku dochodowego, muszą zostać spełnione istotne warunki:
-
musi on być sfinansowany ze środków pochodzących z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych
-
musi być on konkretnym towarem.
Zatem „prezentem świątecznym” nie mogą być pieniądze, bony towarowe ani talony, gdyż nie są one uznawane za świadczenia rzeczowe.
Bony dla pracowników, które finansowane są ze środków obrotowych firmy są wydatkiem, który można zaliczyć jako koszt uzyskania przychodów. Bony dawane pracownikom w okresie świątecznym są świadczeniem na rzecz pracowników, który wydaje się być uzasadnionym i racjonalnym wydatkiem. Dlatego też tego rodzaju wydatek spełnia przesłanki poniesienia go celem osiągnięcia przychodów. Warto również zauważyć, że ten wydatek nie został wymieniony w ustawie w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Ta kwestia dotyczy tylko bonów finansowanych ze środków obrotowych przedsiębiorstwa,
Wówczas, gdy zakup dla pracowników bonów, finansowany jest ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, taki wydatek nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków, które ponosi pracodawca na działalność socjalną.