Przy prowadzeniu działalności gospodarczej na potrzeby prawidłowego rozliczania się z urzędem skarbowym z różnego rodzaju danin, w tym z tytułu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług (VAT) należy prowadzić w odpowiedni sposób dokumentację księgową. Jak ją przechowywać i jak długo?
Jakie dokumenty księgowe trzeba archiwizować?
Dokumentacja rachunkowa firmy jest pojęciem dość szerokim, w skład którego wchodzą różnego rodzaju księgi i dokumenty powstające na gruncie działania firmy. Wśród nich należy wyróżnić:
- księgi rachunkowe, w tym zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, łącznie z dziennikami, księgą główną i pomocniczymi, zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych i wykazem składników aktywów i pasywów;
- dowody księgowe;
- dokumenty inwentaryzacyjne;
- sprawozdania finansowe – dziś już tylko w wersji elektronicznej;
- dokument dotyczący polityki rachunkowości przyjętej przez daną jednostkę.
Na równi z papierowymi dokumentami księgowymi traktuje się księgi rachunkowe elektroniczne. Warunkiem jednak utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w takiej formie jest posiadanie przez firmę oprogramowania, które będzie umożliwiało uzyskanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Może być to możliwość wydruku pożądanych dokumentów lub przeniesienia ich na informatyczny nośnik danych.
Jak przechowywać dokumenty księgowe?
Wszystkie warunki przechowywania dokumentacji księgowej zostały opisane w art. 71 ustawy o rachunkowości. Dokumentacja rachunkowa powinna być przechowywana tak, by była chroniona przed:
- niedozwolonymi zmianami,
- nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
- uszkodzeniem,
- zniszczeniem.
Jeśli dana jednostka prowadzi księgi przy użyciu sprzętu komputerowego, ich ochrona polegać będzie na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych oraz na doborze właściwych środków ochrony zewnętrznej. Trzeba przy tym systematycznie tworzyć rezerwową kopię zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, które będą zapewniać trwałość zapisu danych systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego okresu przechowywania ksiąg rachunkowych. Jeśli takich warunków jednostka nie może zagwarantować, to musi drukować swoje księgi nie później niż na koniec roku obrotowego.
Wszystkie otrzymane lub wystawione dowody księgowe czy dokumenty inwentaryzacyjne trzeba przechowywać w oryginałach i w ustalonym z góry porządku, dostosowanym do trybu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Powinny być podzielone na okresy sprawozdawcze, by łatwiej było je odszukać.
Sprawozdania finansowe firmy przygotowuje się tylko w formie elektronicznej i w takiej postaci można je przechowywać.